Aluguel de notebook para empresa: quando compensa e quando não

A resposta curta

Se a conta for só o preço da máquina, alugar notebook quase nunca é mais barato que comprar. Na nossa própria tabela, dez notebooks por 36 meses custam R$ 90 mil no aluguel e perto de R$ 78 mil na compra.

Prefiro começar por essa diferença porque é a primeira coisa que o financeiro vai ver. O que decide de verdade é o que a conta da compra não mostra, e isso muda bastante de empresa para empresa.

Quanto custa alugar

Os valores são por máquina, por mês, e caem conforme o prazo do contrato:

• 12 meses: R$ 400 por máquina
• 24 meses: R$ 300 por máquina
• 36 meses: R$ 250 por máquina
• Seguro contra dano e roubo, opcional: R$ 20 por máquina
• Contratação mínima de 10 equipamentos

O que vem junto

A configuração padrão é um notebook com Core i5 de 13ª geração, 16 GB de memória, SSD de 512 GB e Windows 11 Pro, da Dell ou da Lenovo, conforme o estoque na hora da entrega. Ele chega pronto para usar, com a imagem da empresa, as políticas e os programas já instalados.

Defeito é resolvido por contrato, com troca do equipamento. O pagamento pode ser por boleto, Pix ou cartão.

O que a planilha da compra não mostra

• O caixa. Comprar dez máquinas tira perto de R$ 78 mil da conta de uma vez. No aluguel isso vira uma parcela mensal previsível, lançada como despesa.
• A máquina que quebra. Na compra, notebook parado vira compra de emergência e uma pessoa sem trabalhar até o substituto chegar e ser configurado.
• O tempo de quem configura. Cada máquina nova precisa de alguém instalando sistema, programas e acessos. Em empresa sem TI interno, esse alguém costuma ser o sócio.
• A frota misturada. Depois de dois ou três anos comprando aos poucos, cada pessoa tem um modelo diferente, e o suporte fica mais caro.
• O fim da vida útil. Máquina própria velha precisa ser vendida, doada ou descartada. No aluguel ela volta e a frota é renovada.

Quando comprar faz mais sentido

Se a equipe é estável, a empresa tem caixa sobrando, existe alguém de TI dentro de casa e cada máquina vai ser usada por quatro ou cinco anos, comprar tende a ganhar. Nesse cenário a diferença de preço pesa mais que todo o resto, e eu não recomendaria alugar.

Quando alugar faz mais sentido

• A equipe está crescendo ou muda de tamanho conforme os projetos.
• O caixa tem destino melhor, como produto, vendas ou contratação.
• Não existe TI interno, e cada máquina nova toma tempo de alguém que deveria estar fazendo outra coisa.
• O time trabalha em campo, onde queda e roubo acontecem. Aí o seguro de R$ 20 por mês costuma se pagar no primeiro incidente.
• A empresa prefere um custo mensal fixo a um investimento que se desvaloriza.

Como fazer a conta para a sua empresa

Antes de comparar preço, vale responder quatro perguntas: quantas máquinas você precisa hoje e quantas vai precisar daqui a um ano; por quanto tempo cada uma vai ser usada; quanto custa um dia de uma pessoa parada; e quem vai configurar e dar suporte.

Com essas respostas a comparação deixa de ser preço contra preço e passa a ser custo total contra custo total. Às vezes a compra continua ganhando, e tudo bem. O importante é decidir com a conta inteira na mesa.